Jak Rohlik s Eldisonem nastavil správu zaměstnaneckých podílů pro další růst

1. Rohlik: evropský růstový příběh

Rohlik patří mezi nejrychleji rostoucí online platformy pro nákup potravin v Evropě. Firma vznikla v Česku, dnes působí na několika trzích a dál rychle roste.

Zaměstnanecké podíly byly od začátku důležitou součástí kultury Rohliku. Jak firma expandovala do dalších zemí a stovky zaměstnanců získaly nárok na equity, potřebovala jasnější a lépe strukturovaný způsob, jak ESOP spravovat ve větším měřítku.

Pro Tomáše Krčila, Group Legal Directora, byl odpovědí jeden digitální systém, který podpoří růst Rohliku, spolupráci napříč týmy, audity i dlouhodobé plány na IPO.

‍

„Jak Rohlik roste, potřebujeme mít kompletní, přesná a auditovatelná ESOP data. Vždy. Eldison nám pomáhá přesně tohle udržet.“ – Tomáš Krčil, Group Legal Director

‍

2. Proč se Rohlik rozhodl ESOP digitalizovat

S 262 účastníky s nárokem na zaměstnanecké podíly v 5 zemích chtěl Rohlik moderní nastavení správy ESOPu, které pomůže:

• centralizovat všechny dokumenty a záznamy
• vytvořit jednotnou zkušenost pro zaměstnance
• zjednodušit každoroční komunikaci k vestingu
• automatizovat standardní workflow
• podpořit Finance tým reportingem připraveným na audit
• dát týmům Legal, HR a Finance jeden společný zdroj pravdy

Rohlik si vybral Eldison díky propojení právního know-how, digitální platformy pro každodenní správu ESOPu a partnerského přístupu, který firmu podporuje v dalším růstu.

‍

„Eldison nebyl jen dodavatel. Fungovali jako součást našeho týmu - čistili data, navrhovali strukturu a pomohli tomu všemu dát jasný smysl.“ – Tomáš Krčil, Group Legal Director

‍

3. Jak Rohlik dnes používá platformu Eldison

Rohlik dnes spravuje celý svůj ESOP v Eldisonu. Všechno je na jedné platformě, přímo napojené na BambooHR a sdílené napříč týmy.

‍

3.1. Standardizovaný, fixed vesting

Všechny granty se řídí pětiletým fixed vestingem – pevným harmonogramem nabývání nároku. Na rozdíl od běžného rolling vestingu, kdy má každý zaměstnanec vlastní časovou osu, fixed vesting drží všechny na stejném dlouhodobém horizontu.

Každý rok Rohlik rozesílá roční potvrzení o vestingu – rozsáhlou komunikační akci pro stovky zaměstnanců. Eldison ji podporuje od začátku do konce, aby pokaždé proběhla hladce.

‍

3.2. Každodenní správa ESOPu

Rohlik používá Eldison pro všechny události v životním cyklu ESOPu:

• vydávání a schvalování nových grantů
• zpracování odchodů zaměstnanců
• rozesílání ročních vesting letters
• aktualizaci dat o účastnících a grantech

Legal, HR a Finance pracují se stejnými daty a plnou dohledatelností.

‍

3.3. Automatizace přes BambooHR

Integrace Eldisonu s BambooHR řídí většinu ESOP workflow v Rohliku:

• synchronizace účastníků udržuje zaměstnanecké záznamy aktuální
• automatizace grantů počítá velikost grantů a vesting harmonogramy podle interních kompenzačních „levelů“ Rohliku
• automatizace odchodů generuje dokumentaci ve chvíli, kdy HR aktualizuje BambooHR

Ve standardních případech nemusí nikdo na nic klikat. Celý proces běží automaticky. Legal může podle potřeby stále zkontrolovat výjimky. Až 95 % nových grantů jde touto automatizovanou cestou.

‍

3.4. Jasné role napříč týmy

• HR spravuje každodenní zaměstnanecká data
• Legal dohlíží na governance a výjimky
• Finance řeší reporting, alokace a přípravu na audit

Všichni pracují v jedné platformě a se stejnými informacemi.

‍

3.5. Reporting a podpora auditu

Eldison pomáhá Rohliku zůstat připravený na audit díky:

• jasným datům o alokovaných, vestovaných a nevyužitých opcích
• reportům připraveným podle IFRS
• strukturovanému sledování účastníků a odchodů
• čistým exportům pro interní i externí auditory

Všechno je transparentní a snadno prezentovatelné stakeholderům.

‍

4. Dopad: moderní a škálovatelný ESOP systém

Po 16 měsících s Eldisonem má Rohlik digitální a automatizované nastavení ESOPu, které podporuje jeho evropské působení i další růst.

Klíčové výsledky

• 254 účastníků spravovaných napříč trhy
• všechny ESOP plány sjednocené v jedné digitální platformě
• 1 000+ dokumentů strukturovaných a centralizovaných
• většina standardních workflow automatizovaná přes BambooHR
• HR, Legal a Finance plně sladěné
• reporting připravený na audit kdykoli
• týdny administrativy zkrácené na dny, s plnou transparentností a připraveností na audit

‍

„Teď je každý grant, vesting i odchod jasný. Všechno je strukturované, transparentní a dobře se s tím pracuje.“ – Tomáš Krčil, Group Legal Director

‍

5. Hlavní doporučení pro foundery

• Nespravujte ESOP ve spreadsheetu, když firma roste. U týmů napříč zeměmi a desítek účastníků potřebujete jeden systém, ve kterém spolupracují Legal, HR a Finance.
• Na leadershipu záleží. Group Legal Director Rohliku vedl transformaci ESOPu kolem jednoho cíle: přehled a kontrola. Aby změna uspěla, potřebujete podobného interního ambasadora.
• Využijte HR data, která už máte. Když ESOP stojí nad vaším HR systémem, většina workflow jako granty, aktualizace nebo odchody může běžet automaticky téměř bez další administrativy.
• Centralizace je klíčová pro práci napříč týmy. Legal, HR a Finance potřebují ESOP data. Jeden sdílený systém odstraňuje nejasnosti a pomáhá všem pracovat rychleji.
• Vyberte si partnery, ne jen nástroje. Rohliku pomohla kombinace právního know-how, chytré technologie a úzké spolupráce. ESOP funguje nejlépe, když na něj nejste sami.

‍

‍